Optimierung der IT-Infrastruktur und digitale Transformation

In diesem Projekt wird der Prozess der Umstellung und Modernisierung der IT-Systeme bei VitalSet dargestellt, mit dem Ziel, bestehende Probleme in Bezug auf Leistung, Kosten und Verwaltungsfähigkeit zu lösen.

Zum Kunden

VitalSet ist ein Unternehmen mit einem Team von etwa 10–15 Büroangestellten, darunter das Management, die Vertriebsabteilung (Sales), das Backoffice (Telefonzentrale) sowie einige Mitarbeitende, die handwerkliche Tätigkeiten ausführen.

Status der Infrastruktur und bestehende Probleme

Bei der Übernahme der IT-Infrastruktur von VitalSet zeigten sich zahlreiche Schwachstellen, die sich direkt auf den Geschäftsbetrieb auswirkten:

Umständliches lokales Serversystem

Das Unternehmen betrieb zwei Mini-PCs mit Windows Server 2022, wobei fortschrittliche Funktionen wie Exchange, FileServer oder Hyper-V mit insgesamt 24 TB Speicher kaum genutzt wurden. Dies führte nicht nur zu einer Verschwendung von Hardware-Ressourcen, sondern verursachte auch unnötige Stromkosten und störenden Lärm.

Unprofessionelle Netzwerkinfrastruktur

Die LAN-Verkabelung im Netzwerkschrank war unsachgemäß und unübersichtlich verlegt – ein „Wirrwarr“, das die Verwaltung, Wartung und spätere Erweiterung erheblich erschwerte.

Gescheiterte Digitalisierungsbemühungen

Ein vorheriges Freelancer-Team hatte VitalSet dazu geraten, auf Microsoft 365 umzusteigen. Die Migration der Daten vom File Server zu OneDrive scheiterte jedoch. Aufgrund fehlender Datenverwaltung und mehrfacher, redundanter Backups (doppelt und dreifach) stieg das Datenvolumen erheblich an. Die Synchronisierung einer riesigen Anzahl kleiner Dateien führte dazu, dass OneDrive ständig abstürzte und die Synchronisation extrem langsam verlief, was die Arbeitsabläufe massiv behinderte.

Schwaches und instabiles WLAN

Mit nur einem einzigen FritzBox WLAN-Router konnte das drahtlose Netzwerk nicht das gesamte Büro und Lager abdecken, weshalb die Mitarbeitenden wiederholt Verbindungsprobleme hatten.

Um die Probleme von VitalSet umfassend zu lösen, haben wir ein ganzheitliches Konzept vorgeschlagen und umgesetzt, das sich auf drei Hauptbereiche konzentriert

1. Optimierung der Daten und erfolgreiche Migration zu Microsoft 365

Statt die gesamten Daten wahllos zu migrieren, haben wir zunächst eine gründliche Analyse und Auslese vorgenommen. Mithilfe spezieller Tools wurden doppelte Dateien identifiziert und entfernt, was den tatsächlich benötigten Speicherplatz erheblich reduzierte. Anschließend erfolgte die strukturierte Übertragung der bereinigten Daten auf Microsoft 365 (SharePoint/OneDrive), wodurch die Datenintegrität gewährleistet und die Problematik der langsamen Synchronisation vollständig gelöst wurde.

2. Verschlankung der physischen Server-Infrastruktur

Durch diese Maßnahmen bleibt die Verwaltung der Nutzeridentitäten im Büro weiterhin gewährleistet, gleichzeitig wurden aber Stromverbrauch und Geräuschkulisse auf ein Minimum reduziert.

3. Umstrukturierung und Modernisierung der Netzwerkinfrastruktur

• Alle Netzwerkkabel im Rack wurden neu verlegt, beschriftet und übersichtlich organisiert
• Verbesserte optische Wirkung und vereinfachte Wartung und Fehlerbehebung
• Ersetzung des alten Routers durch ein TP-Link Deco X1500 Mesh-System
• Schaffung eines stabilen, leistungsfähigen WLAN-Netzwerks mit lückenloser Abdeckung in Büro und Lager

Das Projekt hat für VitalSet nachweislich positive und messbare Ergebnisse gebracht und dem Unternehmen geholfen, effizienter zu arbeiten:

Deutlich gesteigerte Arbeitsleistung und Zusammenarbeit

Die Daten werden zentral in Microsoft 365 gespeichert und sind von überall und auf jedem Gerät leicht zugänglich. Probleme mit langsamer Synchronisierung wurden vollständig behoben, sodass die Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden reibungslos und ohne Unterbrechungen verlaufen.

Einsparungen bei Betriebskosten und Ressourcen

Die schlanke Neustrukturierung des lokalen Serversystems hat die monatlichen Stromkosten deutlich reduziert und störende Geräusche im Büro vollständig beseitigt.

Stabiles, professionelles und leicht zu verwaltendes Netzwerk

Das Personal profitiert nun von einer schnellen und stabilen WLAN-Verbindung an allen Standorten. Der aufgeräumte und klar beschriftete Netzwerkschrank erleichtert es dem IT-Team (oder externen Wartungspartner*innen), das Netzwerk zu verwalten, zu erweitern oder Störungen schnell zu beheben.

Wiederherstellung des IT-Systems und Wiederaufbau von Vertrauen