Sind Ihre Daten in E-Mails und einzelnen Ordnern „gefangen“? Entdecken Sie, wie Ihre Arbeitsprozesse Microsoft Teams und SharePoint ein einheitliches Arbeitszentrum schaffen, das das Chaos beendet und die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigert.

Das Problem fragmentierter Daten

Das Vertriebsteam benötigt das neueste Angebot. Die Buchhaltung sendet eine Excel-Datei per E-Mail. Die Geschäftsleitung überprüft die Zahlen, nimmt Anpassungen vor und schickt die Datei zurück an beide. Gleichzeitig greift ein weiterer Vertriebsmitarbeiter, der von den Änderungen nichts weiß, auf eine ältere Version aus einem Server-Ordner zu und sendet diese an den Kunden…

Das Ergebnis? Verwirrung, Fehler, Zeitverschwendung und schlimmstenfalls die falsche Information für den Kunden.

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Die Diagnose: Datenfragmentierung

Datenfragmentierung

Kommt Ihnen diese Geschichte bekannt vor? Dann leidet Ihr Unternehmen möglicherweise an einer weit verbreiteten „Krankheit“: Datenfragmentierung. Ihre Daten liegen nicht zentral, sondern sind „gefangen“ und überall verstreut – in Hunderten von E-Mails, auf veralteten Dateiservern und in zahlreichen privaten Ordnern.

Dieses Chaos verursacht nicht nur Frust; es untergräbt schleichend Ihre Effizienz und Ihren Gewinn.

„Diagnose der Krankheit“: Das Chaos fragmentierter Daten

Die Symptome der Datenfragmentierung

„Welche Version ist die letzte?“

Die klassische Frage. Das Suchen und Verifizieren, welche Dokumentenversion die endgültig genehmigte ist, wird zur zeitraubenden, risikoreichen Aufgabe.

Barrieren bei der Teamarbeit

Müssen mehrere Personen mit einem Dokument arbeiten, erfolgt dies oft nacheinander: Einer arbeitet, speichert ab, schickt weiter. Das ist langsam und ineffizient.

Inkonsistenzen zwischen Abteilungen

Vertrieb hat einen Datensatz, Marketing einen anderen und die Buchhaltung wiederum einen dritten. Entscheidungen auf Basis dieser uneinheitlichen Daten sind extrem gefährlich.

Erhebliche Sicherheitsrisiken

Das Hin- und Herschicken sensibler Daten per E-Mail ist riskant. E-Mails können falsch adressiert oder von Hackern abgefangen werden.

Das Heilmittel: Microsoft Teams & SharePoint

„Das Heilmittel“: Die vereinheitlichte Plattform Microsoft Teams & SharePoint

Um diese „Krankheit“ zu heilen, brauchen Sie nicht viele Einzeltools. Sie benötigen eine einheitliche Plattform, die das Problem an der Wurzel packt: Die kraftvolle Kombination aus SharePoint und Microsoft Teams.

Stellen Sie sich das so vor:

SharePoint Online: Ihr zentralisiertes Datendepot

Single Source of Truth

SharePoint dient als „Single Source of Truth“. Sämtliche wichtige Unternehmensdokumente – von Verträgen und Angeboten über Marketingunterlagen bis zu internen Prozessen – werden sicher und organisiert an einem einzigen Ort in der Cloud gespeichert.

Versionshistorie

Jede Datei besitzt eine Versionshistorie, sodass Sie jederzeit sehen können, wer was wann geändert hat, und bei Bedarf auf frühere Versionen zurückgreifen können. Zugriffsrechte werden streng verwaltet – nur die richtigen Personen dürfen die richtigen Dokumente sehen und bearbeiten.

Microsoft Teams: Ihr dynamisches virtuelles Büro

SharePoint als Fundament

SharePoint ist das Lager, Teams ist die Werkstatt, das Besprechungszimmer, der Ort, an dem alles passiert. Teams baut direkt auf SharePoint auf.

Kontextbezogene Arbeit

Alles im Kontext: Statt nach Dateien in unübersichtlichen Ordnern zu suchen, arbeiten Sie in „Kanälen“, die für jedes Projekt oder jede Abteilung angelegt werden. Alle Unterhaltungen und Dokumente zu diesem Thema sind zentral verfügbar.

Keine Dateianhänge mehr

Kein Dateiversand mehr: Sie versenden keine Dateien mehr, sondern einen Link zu der Datei auf SharePoint. Alle arbeiten gemeinsam an ein und derselben Version.

Echtzeit-Zusammenarbeit

Zusammenarbeit in Echtzeit: Mehrere Personen können ein Word- oder Excel-Dokument gleichzeitig direkt in Teams öffnen und bearbeiten. Sie sehen sofort die Änderungen der Kollegen. Die Teamproduktivität steigt sprunghaft an.

Vom Chaos zur Effizienz: Praktische Ergebnisse

Mit einem vereinheitlichten Workflow auf Teams und SharePoint profitieren Sie von klaren Geschäftsvorteilen:

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Die Vorteile eines vereinheitlichten Workflows

Schnellere Entscheidungsfindung

Die Führung hat stets Zugriff auf aktuelle und konsistente Informationen.

Fehlerreduzierung

Versionskonflikte gehören endgültig der Vergangenheit an.

Mehr Sicherheit

Daten sind in einer kontrollierten Umgebung geschützt, nicht überall per E-Mail verstreut.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Sie statten Ihr Team mit modernen Werkzeugen aus, können smart und stressfreier arbeiten.

Es ist Zeit, Ihre Daten und Mitarbeiter von chaotischen, veralteten Prozessen zu befreien.

Erkennen Sie, dass Ihr Unternehmen durch fragmentierte Daten Zeit verliert und gefährdet ist? Möchten Sie sehen, wie ein integrierter Workflow in der Praxis aussieht?

Bereit für den nächsten Schritt?

Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose „Arbeitsprozessanalyse“. Wir überprüfen Ihre aktuellen Abläufe und skizzieren einen Fahrplan, mit dem Ihr Unternehmen eine neue Ebene der Effizienz und Zusammenarbeit erreicht.

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